10 лесни правила как да пишем е-mail

Още по темата:
E-mail маркетинг | Email темплейти за хотел | Елементи на email template




   1   
Тема на писмото

• Казвайте на получателя защо получава писмото. Препоръчитено е винаги e-maila да има subject. Това помага за търсене и филтриране.

   2   
От кой е писмото

• Казвайте на получателя кои сте. В голяма част от случаите хората не помнят фирмите и лицата, с които са имали някакво взаимодействие.

   3   
Информация

• Дайте възможност на читателя да намери повече информация, ако желае.

Това обикновено се прави чрез хиперлинкове към сайтове или чрез посочване на координати за връзка.


   4   
Отговор на писмото

• Позволете на получателя да ви отговори и когато това стане, приемете и потвърдете отговора.

След получаване на електронно писмо, често ни се налага да отговорим. Започването на ново писмо за отговор е бил единствен вариант в зората на електронната поща. Но сега за целта се натиска бутона "Reply" (Отговор).

Предимствата са:

• 01 - Между полученото писмо и отговора се създава логическа връзка, която помага двете писма (и всяко следващо) да се пазят в комплект и лесно да се разграничават като една последователна кореспонденцията.

• 02- В тялото на писмото-отговор се появява текстът, на който се дава отговор. Тогава отговарящият може да вмъква своите отговори и коментари след изреченията, на които отговаря. Това създава удобство при четене и на двете страни. Също така се приема, че изготвянето на отговор (дори и да има вмъквания) се прави след текста на писмото.

   5   
Получател на писмото

• Стремете се да изпращате писма само на хора, които искат да получават писма от вас.

   6   
Отписване от бюлетин

• Позволете на получателя да се откаже от по-нататъшно общуване с вас. Това се прави обикновено с връзка в края на писмото, която хората могат да посетят или с нарочен адрес, на който хората пишат. Не продължавайте да изпращате писма след това. (Важи най-вече за е-mail бюлетини).

   7   
Кирилица

• Когато пишете на български, използвайте кирилица. Маймуницата или шльокавицата е неудобна за четене, показва неуважение, а е и грозна особено при по-дълги писма. Ако желаете да акцентирате на дадена дума - може да използвате bold или ГЛАВНИ БУКВИ, но не и на целия е-mail. Изписването на е-maila с главни букви се приема за крещене, т.е. за грубост, за повишаване на тон!

   8   
БГ текст

• Когато изпращате писма на българи, пишете им на български. Английският език е хубав, широко разпространен, удобен, богат, но има хора, които не го ползват.

   9   
Текст и изображения

• Не разчитайте само на изображения, за да предадете съдържанието. Има хора, които не виждат, както и има и случаи, в които изображенията биват изключени или забранени от съображения за сигурност.

   10   
Прикачени файлове към писмото
Ако трябва да прикачвате много файлове, то следва да ги архивирате за улеснение на получателя! Архивирайте ги преди това и прикачете един единствен файл - самия архив!